2. Разрешение на занятия в читальном зале архива предусматривает бесплатное предоставление необходимых для документов по данной теме архивных справочников и возможность получения в читальный зал архивных документов, а также необходимые консультации сотрудников архива о порядке работы и системе научно-справочного аппарата. Эти услуги предоставляются исследователям бесплатно. В качестве платных услуг возможны: изготовления копий документов (копии на электронном носителе или на бумаге), а также обстоятельные консультации о составе и содержании документов по конкретной теме или выполнение заказа на выявление документов по теме. 

      3. При работе в читальном зале архива исследователи обязаны соблюдать правила обеспечения сохранности документов. 

      4. Особо ценные документы выдаются для использования в читальный зал не в подлиннике, а в виде микрофильмов или иных копий. 

      5. Прежде чем обратиться в архив целесообразно подробно ознакомиться с имеющейся литературой по теме исследования, прежде всего с изданными сборниками документов и со справочниками. Только в этом случае Ваши поиски в архиве будут эффективными и не отнимут ни у Вас, ни у сотрудников архива лишнего времени. 

      6. При обращении в архив необходимо точно удостовериться, насколько велика вероятность нахождения именно в данном архиве материалов по вашей теме. Для этого целесообразно воспользоваться такими справочниками, как «Государственные архивы СССР: Справочник. Ч.1-2. М.,1989» и «Архивы России. Москва и Санкт-Петербург: Справочник-обозрение и библиографический указатель. М., 1997». Полезно также предварительно ознакомиться с путеводителем по архиву, который можно найти в крупных библиотеках. В случае, если путеводитель, по каким-либо причинам, недоступен Вам до Вашего прихода в архив, работу в читальном зале необходимо начать с ознакомления с ним. Путеводитель содержит сведения о фондах архива (название и номер фонда, количество составляющих его единиц хранения, крайние даты документов фонда, краткие сведения по истории фондообразователя- учреждения, организации или лица, документы которых составляют данный фонд, характеристику основных групп документов фонда). В настоящее время имеется четырёхтомный Путеводитель по фондам РГИА. 

      7. На основании путеводителя Вы отбираете фонды, в которых должны содержаться документы по Вашей теме. Таким образом поле Вашего поиска сузится в сотни и тысячи раз. В путеводителе издания 1956 г. не содержится сведений о распределении материалов фондов по описям (которых в ряде фондов может быть до нескольких сотен), поэтому при использовании этого путеводителя нужно также просмотреть аннотированный реестр описей, который поможет Вам выбрать нужную опись и сократить, таким образом, поле поиска еще в десятки или даже сотни раз. Далее Вам необходимо просмотреть описи этих фондов. Каждая опись содержит полный список дел заголовков дел, составляющих данную структурную часть фонда в том порядке, как эти дела лежат на полке в хранилище. Таким образом, просмотр описи гарантирует Вам достаточно полное выявление интересующих Вас документов (в пределах этой описи). 

     8. В РГИА имеется тематический каталог, состоящий почти из 2 млн. карточек. Карточки в каталоге систематизированы по разделам (1. Общие статистические сведения; административно-территориальное устройство, города и др. населенные пункты. 2. народы и народности. 3. Государственная власть и управление; сословия и т.п., вплоть до 22- радела- Именная часть). Каталог РГИА не является исчерпывающим. Он продолжает пополняться. Поэтому обращение в каталог целесообразно только после обстоятельного знакомства с путеводителем и только в сочетании с просмотром описей. В ряде случаев более эффективен просмотр описей наиболее значимых для данной темы фондов. Вместе с тем каталог позволяет выявить документы, не характерные для того или иного фонда. Успех в работе обеспечивает только рациональное сочетание поиска по путеводителю и описям с поиском по каталогу. 

      9. Изданные каталоги документов по той или иной теме (например, по истории памятников архитектуры), тематические перечни, имеющиеся в машинописном виде в читальном зале архива, а также созданные в разное время базы данных по определенным темам могут существенно помочь при поиске документов. Создание полноценного электронного каталога - дело будущего, но первые шаги в этом направлении в архиве уже сделаны. Поэтому ответы на некоторые вопросы Вы сможете получить и с помощью информационно-поисковой системы КАИСА, доступ к которой имеется в отделе научно-справочного аппарата и у консультантов в читальном зале. Традиционный архивный научно-справочный аппарат – путеводитель, описи, каталог и постоянно пополняемые и совершенствуемые ресурсы электронного каталога являются основой успешного поиска документов в архиве. 

      10. Исследователям предоставляется услуга по самостоятельному изготовлению цифровых копий архивных дел/документов и печатных изданий научно-справочной библиотеки на арендуемых технических средствах РГИА (самостоятельное сканирование). Для получения данной услуги необходимо обратиться к сотруднику читального зала. Услуга оплачивается в соответствии с Прейскурантом, который вводится в действие приказом по РГИА № 13 от 01.04.2024 г.