13 февраля 2018 г. состоялось общее собрание коллектива РГИА, на котором присутствовал заместитель руководителя Федерального архивного агентства О.В. Наумов. Директор РГИА С.В. Чернявский в своем докладе рассказал о выполнении плановых заданий и показателей эффективности.

В частности он сказал, что в 2017 году была продолжена реализация Плана мероприятий РГИА («дорожная карта») по повышению эффективности работы и качества предоставляемых архивом государственных услуг, при этом особое внимание было уделено совершенствованию организации доступа пользователей к архивным документам в электронном виде. С учетом решения стоящих задач основные показатели 2017 года коллективом РГИА выполнены.

В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов успешно выполнен комплекс запланированных на 2017 год работ и мероприятий. При этом повышенное внимание руководство архива уделяло усилению безопасности архивных фондов, обеспечению охранного и противопожарного режимов зданий и помещений РГИА. Неослабное внимание уделялось обеспечению нормативных требований по организации хранения и учету документов.

В рамках ФЦП «Культура России (2012-2018 гг.)» продолжалась работа по улучшению физического состояния документов РГИА и по созданию страхового фонда и фонда пользования, с перевыполнением годовых заданий по всем показателям. Была осуществлена отправка в Центр хранения страхового фонда негативных микрофильмов страхового фонда РГИА – 1 378 432 кадра по 9 фондам. Был продолжен комплексный мониторинг по поддержанию оптимальных условий и соблюдению режимов хранения и использования документов.

Особое внимание было уделено автоматизированному контролю за выдачей дел в читальный зал РГИА на основе программно-информационного комплекса «КАИСА- Архив».

В 2017 году был решен очень важный организационный вопрос – постановка на специальный учет РГИА в Северо-Западной Государственной инспекции пробирного надзора. В рамках формирования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда РФ было продолжено выявление и описание потенциально уникальных документов РГИА. За счет программных средств по договору с ЗАО «Филигрань» выполнена «высокая реставрация 8 особо ценных ед. хр. на пергамене и бумажной основе XVII- XIX веков по 7 фондам.

С перевыполнением плановых заданий проведена поединичная и полистная проверка наличия и состояния документов. Достаточно эффективной была работа по розыску необнаруженных дел: из состава дел, находящихся в розыске, исключено 38 дел. Кроме этого, решением Комиссии Росархива от 26.12.2017 г. разрешено снять с учета 9 дел, пути розыска которых исчерпаны.

В сфере использования документов Российского государственного исторического архива приоритетным направлением в деятельности архива являлось оперативное предоставление информационных услуг и использование документов Архива, ориентированных на пропаганду документального наследия Российской Федерации и реализацию прав граждан на доступ к архивной информации.

Повышенное внимание было уделено исполнению запросов органов государственной власти, Федерального архивного агентства, органов местного самоуправления, организаций и граждан. Значительное количество среди поступивших в адрес РГИА обращений занимали запросы Комитета по управлению государственным имуществом, как Санкт-Петербурга, так и других российских городов, а также запросы Росимущества по обращениям религиозных организаций различных конфессий о возвращении им имущества.

С февраля 2017 года в РГИА успешно введена в действие Межархивная автоматизированная система регистрации, учета, контроля и координации исполнения запросов граждан и организаций.

В прошедшем году увеличилось количество пользователей, оформившихся для работы в Читальном зале. В то же время количество посещений Читального зала несколько уменьшилось, что связано с увеличением услуг, предоставляемых в электронном виде. Увеличилось количество отсканированных дел, доступных для просмотра в день обращения. Пользователи получили 9 868 дел, размещённых в электронной базе РГИА, что составляет 15% от всего количества дел, полученных пользователями в читальном зале архива.

В соответствии с решением Верховного суда РФ от 28.03.2016 г., архив продолжил предоставление услуги по копированию подлинных архивных дел, документов техническими средствами пользователей. Для обеспечения физической сохранности документов РГИА в процессе копирования, в соответствии с рекомендациями Федерального архивного агентства, копирование производится в специально выделенном помещении, оснащённом системой газового пожаротушения и охранной сигнализацией.

Продолжалась работа по информационному обслуживанию пользователей и сотрудников архива, усовершенствованию научно-справочного аппарата, наполнению именного и географического указателя электронного каталога, оказанию содействия в переводе в формат электронных баз данных описей архивных фондов сторонними организациями.

В рамках оказания содействия в реализации подготовки выставок в соответствии с планом выставочной деятельности Федерального архивного агентства, финансируемой за счет Федеральной целевой программы «Культура России (2012-2018 гг.)» на 2017 год в Выставочном зале федеральных архивов в Санкт-Петербурге были подготовлены и проведены две выставки: «Золотом за рубль. К 120-летию денежной реформы С.Ю. Витте» и «Петроград. Октябрь, 25-е. К 100-летию Великой российской революции 1917 года». В 2017 г. продолжили свою работу 8 передвижных выставок копий документов РГИА, которые демонстрировались в 32 учреждениях Санкт-Петербурга.

В прошедшем году были подготовлены и вышли в свет три сборника документов и справочник: «К.П. Победоносцев и Русская Духовная Миссия в Иерусалиме в царствование императора Александра III. К 170-летию основания». Издание посвящается памяти А.И. Костанова»; «Дневник архимандрита Антонина (Капустина). Годы 1856-1860 Т.IV»; «Журналы Комитета Западных губерний»; «Краткий биографический словарь лиц иудейского исповедания – дворян Российской империи (1871-1917 гг.)».

В честь 100-летия государственной архивной службы состоялось вручение сотрудникам РГИА знаков "Почетный архивист" и почетных грамот Федерального архивного агентства.

Заместитель руководителя Росархива О.В. Наумов в своем выступлении положительно оценил деятельность РГИА в 2017 году, рассказал о новых задачах, стоящих перед федеральным архивным агентством в сфере информатизации и расширении предоставляемых услуг.